Transferencia regular de documentación histórica al Archivo General de la Nación

Trasladar la documentación histórica con que cuenta una entidad del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva (Presidencia de la República, Vicepresidencia, Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias), al Archivo General de la Nación, con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histórico documental

Información General del Tramite

Para realizar el trámite debes seguir los siguientes pasos:

Condiciones

La entidad que transfiere deberá asignar a uno de sus funcionarios de planta para que actúe como coordinador en la transferencia y en la aplicación de los procesos técnicos de valoración, selección y eliminación. Cómo garantía de las condiciones óptimas estos procesos se podrán ejecutar en las instalaciones del Archivo General de la Nación

La documentación transferida sólo se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación cuando sobre la misma se agoten las etapas de valoración, selección, eliminación y organización

Documento

Solicitud oficial del secretario general o quién haga sus veces

Cantidad: 1 Original(es)

Acta de entrega de la documentación histórica.

Cantidad: 1 Original(es)

Anotaciones adicionales: Está debe estar firmada por las entidades intervinientes

Plan de transferencia

Cantidad: 1 Original(es)

Anotaciones adicionales: La entidad que transfiere deberá elaborar en forma conjunta con el Archivo General de la Nación el plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por aquél

Diagnóstico de la documentación

Cantidad: 1 Original(es)

Inventario definitivo

Cantidad: 1 Original(es)

Anotaciones adicionales: Donde se consigne el número e identificación de carpetas, procedencia, asunto o contenido, fechas extremas y número de folios

Canal de atención

En la Subdirección de patrimonio documental (Grupo de evaluación documental y transferencias documentales)

Medio Detalle
Presencial

Ver puntos de atención

Ten en cuenta sobre este trámite