Evaluación y convalidación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental

Concepto técnico de evaluación y certificación de convalidación de Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD, que se obtiene en 90 días hábiles.

Información General del Tramite

Para realizar el trámite debes seguir los siguientes pasos:

Documento

Metodologia de elaboracion o actualizacion de las TRD

Cantidad: 1 Original(es)

Tablas de Retencion

Cantidad: 1 Original(es) TRD

Anotaciones adicionales: Debidamente firmadas por el secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquia y por el responsable del área de archivo y gestión documental de la entidad

Actos administrativos

Cantidad: 1 Copia(s) actos administrativos

Anotaciones adicionales: Documentos equivalentes en los que se establece la estructura orgánica vigente de la entidad

Condiciones

Gestion administrativa mediante la cual el comite evaluador de documentos del AGN certifica que las TRD y las TVD cumplen con los requisitos tecnicos de elaboracion y aprobacion establecidos en la normatividad archivistica expedida sobre el tema previa evaluacion previa ed los instrumentos archivisticos

Canal de atención

Medio Detalle
Presencial

Ver puntos de atención

Documento

Actos administrativos

Cantidad: 1 Copia(s) Actos administrativos

Anotaciones adicionales: Documentos equivalentes en los que se establecen las funciones de cada una de las unidades administrativas que conforman la estructura orgánica vigente de la entidad

Actos administrativos

Cantidad: 1 Copia(s) creación de órganos consultivos o asesores

Anotaciones adicionales: Documentos equivalentes mediante los cuales se crean órganos consultivos o asesores

estructura organica

Cantidad: 1 Original(es) estructura organica-organigrama

Anotaciones adicionales: Estructura organica vigente organigrama de la entidad, sustentada en actos administrativos o documentos equivalentes

cuadro de clasificacion documental

Cantidad: 1 Original(es) cuadro de clasificación documental

Anotaciones adicionales: Que represente las agrupaciones documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir sus fondos ( de ser el caso), secciones, sub secciones, series y sub series, de forma unificada y debidamente codificada y jerarquizadas

Acta sesión que avalo las TRD

Cantidad: 1 Copia(s) actas de sesion

Anotaciones adicionales: Acta sesion en las cuales se avalaron las TRD por parte del comite institucional de gestion y desempeño o quien haga sus veces

Acto administrativo o documento equivalente

Cantidad: 1 Copia(s) acto administrativo de aprobacion deTRD

Anotaciones adicionales: Mediante el cual el representante legal aprueba las TRD documental

Política de gestión de documento electrónico

Cantidad: 1 Original(es) Politica documento electronico

Anotaciones adicionales: Que incluya principios de conformacion de expedientes y estrategias de seguridad de la información y preservación a largo plazo; en caso de que la entidad produzca documentos electrónicos de archivos

Glosario

Cantidad: 1 Original(es) Glosario

Anotaciones adicionales: Debe tener la descripción de series y subseries misionales registradas en las TRD

Formulario

FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTALDescargable

FORMATO DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTALDescargable

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTALDescargable

Documento

Metodologia de elaboracion de las Tablas de Valoracion

Cantidad: 1 Original(es) metodologia de elaboracion

Tablas de Valoracion Documental

Cantidad: 1 Original(es) TVD

Anotaciones adicionales: TVD debidamente firmadas por el secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable del área de archivo y gestión documental de la entidad

Historia institucional con fines archivisticos

Cantidad: 1 Original(es) Historia institucional

Anotaciones adicionales: Historia Institucional

fuentes primarias

Cantidad: 1 Original(es) fuentes primarias

Anotaciones adicionales: fuentes primarias que contribuyeron a establecer o reconstruir las estructuras orgánicas de cada periodo de vida institucional de la entidad

fuentes primarias

Cantidad: 1 Original(es) unidades administrativas

Anotaciones adicionales: fuentes primarias que contribuyeron a establecer las funciones de las unidades administrativas que conformaron la estructura orgánica de la entidad en los diversos periodos de vida institucional

cuadro de clasificacion documental

Cantidad: 1 Original(es)

Anotaciones adicionales: Para cada periodo de vida institucional, que representen, las agrupaciones documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir: sus fondos( de ser el caso), secciones, subsecciones, series o asuntos, de forma unificada y debidamente codificadas y jerarquizadas

inventarios documentales

Cantidad: 1 Original(es) inventario

Anotaciones adicionales: Por cada periodo de vida institucional que permita identificar: la unidad administrativa productora, el contenido informativo y fechas extremas de las unidades documentales, así como su relación con las series o asuntos registrados en las tablas de valoración documental

Acta sesión que avalo las TVD

Cantidad: 1 Original(es)

Anotaciones adicionales: Por parte del comité institucional de gestión y desempeño o quien haga sus veces

Actos administrativos

Cantidad: 1 Original(es) Actos Adminsitrativos

Anotaciones adicionales: o documento equivalente mediante el cual el representante legal de la entidad aprueba las TVD

Glosario

Cantidad: 1 Original(es) Descripcion de series

Anotaciones adicionales: Con la descripción de series o asuntos registrados en TVD

Canal de atención

En la oficina de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del AGN (Grupo de Evaluación Documental y Transferencias secundarias)

Medio Detalle
Presencial

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Información General del Trámite

Para realizar el trámite debes seguir los siguientes pasos:

Documento

Metodologia de elaboracion o actualizacion de las TRD

Cantidad: 1 Original(es)

Canal de atención

En la oficina de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del AGN (Grupo de Evaluación Documental y Transferencias secundarias)

Medio Detalle
Presencial

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